Ca sa incasezi legal intr-o firma noua, faci pasii in aceasta ordine: verifici daca activitatea ta chiar cere casa de marcat, iti iei semnatura electronica, inrolezi firma in SPV, ceri din SPV numarul unic al casei de marcat (NUI, cu formularul C801), apoi un tehnician acreditat fiscalizeaza aparatul. In paralel pregatesti programul de facturare si e-Factura, POS-ul bancar daca iei carduri, rolele, lista de produse si contractul de service. Semnatura si SPV-ul le pornesti primele, pentru ca fara ele nu poti cere NUI. Partea fiscala (forma de organizare, TVA, declaratii) o stabilesti cu contabilul tau; semnatura, inrolarea in SPV, aparatul, fiscalizarea si service-ul le facem noi, dintr-un singur loc.
- Nu cumpara inca: verifica intai daca activitatea ta e scutita de casa de marcat si ce aparat ti se potriveste.
- Semnatura electronica: la noi, pe loc, de regula in 15-20 de minute.
- SPV pentru firma: totul online; documentul de confirmare il completam noi. La semnatura pe 3 ani, inrolarea e inclusa.
- Casa de marcat: NUI cu formularul C801 din SPV, apoi fiscalizarea facuta de tehnicianul acreditat. Cu SPV-ul activ, de la comanda la primul bon trec de regula 1-2 zile lucratoare.
- Pentru ziua instalarii: casa de marcat, role si lista de produse gata facuta.
- Informatii verificate pe sursele oficiale la 29 septembrie 2026. Intrebarile fiscale raman la contabilul tau.
Am nevoie de casa de marcat pentru firma mea noua?
Depinde de ce vinzi si cum incasezi. Legea obliga operatorii economici care incaseaza de la populatie, integral sau partial, cu numerar sau cu cardul, pentru vanzari cu amanuntul si servicii, sa foloseasca aparate de marcat electronice fiscale (OUG nr. 28/1999, art. 1). Normele de aplicare spun ca operatori economici sunt persoanele fizice si juridice si intreprinderile familiale care incaseaza astfel, deci si PFA-urile, nu doar SRL-urile. Unele activitati sunt insa exceptate.
Daca activitatea ta cere casa de marcat si nu o ai, legea considera fapta contraventie. Pe langa amenda, legea prevede suspendarea activitatii pana te dotezi cu casa de marcat si arati dovada ca ai platit amenda, plus confiscarea sumelor incasate fara documente justificative.
De aceea primul pas nu e cumparatura. Citeste ghidul despre activitatile exceptate si verifica impreuna cu contabilul tau daca activitatea firmei intra acolo. Daca intra, nu ai nevoie de casa de marcat, iar restul ghidului te priveste doar partial.
Ce aparat imi trebuie: casa de marcat, imprimanta fiscala sau POS?
Alegi dupa felul in care vinzi, nu dupa pret. O casa de marcat portabila merge pe baterie, la piata, la livrari sau pe teren. Una fixa sta la punctul de vanzare si duce usor multe bonuri. Daca lucrezi cu un program de vanzare, cu multe produse si stocuri, iti trebuie un sistem POS, iar bonul fiscal il tipareste o casa de marcat legata de program sau o imprimanta fiscala.
Diferentele sunt in ghidul casa de marcat, imprimanta fiscala sau POS. Faci curse cu Bolt sau Uber? Vezi casa de marcat pentru Bolt si Uber. Deschizi un local? Vezi ce contine un sistem POS pentru restaurant. Aparatele le gasesti la case de marcat portabile, case de marcat fixe, imprimante fiscale si sisteme POS.
De ce incep cu semnatura electronica?
Pentru ca de ea depind ceilalti pasi cu ANAF. Cu semnatura inrolezi firma in SPV, iar din SPV ceri numarul unic al casei de marcat. Daca o amani pana dupa ce vine aparatul, casa sta in cutie pana se deblocheaza actele.
Semnatura se emite pe persoana, nu pe firma: de regula pe administrator sau pe titularul PFA. La noi, in Arad, vii cu buletinul si pleci cu ea pe token, de regula in 15-20 de minute, fara programare. O poti lua si online, cu tokenul trimis prin curier. Pe 3 ani, cu token nou, costa 89 EUR + TVA, facturat in lei la cursul BNR din ziua achizitiei. Toate variantele sunt in cat costa semnatura electronica, iar actele in ce acte iti trebuie pentru semnatura electronica.
Cum intra firma in SPV?
Spatiul Privat Virtual (SPV) este contul firmei la ANAF. Acolo depui cererea pentru casa de marcat, primesti mesajele ANAF si vezi facturile din e-Factura. Firma se inroleaza pe numele administratorului sau al unui angajat desemnat de el, cu semnatura lui electronica. Cererea se trimite din formularul ANAF pentru persoane juridice, cu documentul de confirmare semnat electronic si o arhiva cu actele firmei. Totul se face online.
La noi, documentul de confirmare il completam noi, cu datele tale, iar tu il semnezi cu semnatura ta. Contrasemnatura emitentului semnaturii o obtinem pe loc, pe site-ul lui, in 1-2 minute. Aprobarea ANAF vine de regula in 1-2 zile lucratoare. Cand o cerere e respinsa, cel mai des lipseste actul din care reiese ca poti reprezenta firma: actul constitutiv sau certificatul constatator extins. Al doilea motiv des intalnit e formularul completat gresit. Pasii completi sunt in ghidul de inrolare a firmei in SPV.
Daca lucrezi cu un contabil, spune-i cand firma a primit accesul in SPV. Noi ne ocupam de semnatura si de pasii tehnici; ce declari si ce inregistrezi ramane intre tine si contabilul tau.
Cum obtin numarul unic (NUI) al casei de marcat?
Fiecare casa de marcat primeste de la ANAF un numar unic de identificare, format din 10 cifre, legat de aparat. Il ceri ca firma care foloseste casa, cu formularul C801, dupa ce ai cumparat aparatul. Cererea se depune doar online, prin SPV: completezi cererea, ii atasezi actele aparatului, o semnezi electronic si o trimiti; certificatul cu NUI se emite automat si vine tot prin SPV, in cel mult 2 zile.
Cererea o depui tu, ca utilizator al casei de marcat: fie din SPV-ul firmei, cu semnatura ta electronica, fie cu ajutorul contabilului tau, care are de regula semnatura si acces in SPV-ul firmei, pe baza imputernicirii din contractul de colaborare. Actele aparatului, precum factura si procesul-verbal de sigilare, le primesti de la noi la cumparare. Detaliile sunt in pasii pana la primul bon fiscal.
Ce se intampla la fiscalizare?
Fiscalizarea o face un tehnician de service al distribuitorului autorizat sau al unei unitati acreditate, la locul unde va functiona casa. Tehnicianul verifica sigiliul fiscal si datele de pe bon, pune aparatul in functiune, completeaza cartea de interventii si iti arata cum lucrezi cu casa. Bonurile si rapoartele din probe poarta mentiunea "proba" si le pastrezi.
Dupa instalare se completeaza declaratia de instalare, in patru exemplare, semnata de tine si de tehnician; un exemplar ajunge la organul fiscal a doua zi. Tot atunci prezinti organului fiscal registrul special, ca sa il vizeze. In registrul special treci vanzarile daca aparatul se defecteaza. De acum, casa de marcat transmite singura datele la ANAF.
Ce pregatesti pentru ziua instalarii?
Trei lucruri: casa de marcat, rolele si lista de produse.
- Casa de marcat, in locul unde va functiona, cu NUI-ul primit.
- Rolele potrivite modelului. Le ai in stoc la noi, in Arad si la Sebis, la role de hartie termica. Vezi ce rola se potriveste la casa de marcat.
- Lista de produse sau servicii, cu denumirile, preturile si cotele de TVA. Cotele de TVA ti le spune contabilul tau, pentru ca depind de firma si de produse. Daca ne trimiti lista din timp, venim la instalare cu ea tiparita pe A4, gratuit, ca sa o ai langa casa.
Mai stabileste de dinainte cum trimite casa datele la ANAF: prin cartela SIM, daca locatia are semnal de telefonie mobila, sau prin internet (LAN), daca are internet.
Ce greseli vedem des la instalare?
Din instalarile facute de tehnicienii nostri, acestea sunt cele care revin cel mai des:
- Clientul nu a comandat role. Casa nu tipareste fara hartie. Noi avem role la noi, dar e mai simplu sa le comanzi odata cu aparatul.
- Lista de produse e refacuta in ziua instalarii. Instalarea dureaza mult mai mult, iar lista tiparita pe care am adus-o nu mai e corecta. Pregateste lista din timp si trimite-ne-o inainte.
- Comunicarea aleasa e pe LAN, dar in locatie nu e internet. Casa nu poate trimite rapoartele Z la ANAF. Alege LAN doar daca internetul e deja tras.
- Locatia nu are semnal pentru cartela SIM. Casa nu transmite prin GPRS. Solutia este trecerea pe LAN, deci ai nevoie de internet in locatie.
- Instalarea e ceruta prea devreme. Daca deschizi abia peste cateva saptamani, uiti ce ai invatat la instructaj. Cheama-ne cand esti aproape de deschidere.
Pe drumul actelor, greselile sunt altele: cumperi aparatul inainte sa afli daca activitatea e exceptata; amani semnatura pana vine casa de marcat, iar fara semnatura nu ai SPV si nu poti cere NUI; trimiti cererea de SPV fara actul din care reiese ca poti reprezenta firma.
Ce program de facturare imi trebuie si ce e cu e-Factura?
Casa de marcat emite bonuri fiscale. Facturile le emiti din programul de facturare, iar contabilul tau are nevoie de datele din el. Din 1 ianuarie 2025, si facturile catre persoane fizice se transmit in sistemul RO e-Factura, doar cu rol de raportare. Clientul persoana fizica nu trebuie sa faca nimic in SPV.
Alege programul impreuna cu contabilul tau: el stie ce date primeste, in ce format si ce trebuie sa trimita programul in e-Factura. Daca vinzi din program, casa de marcat sau imprimanta fiscala se leaga de el. Noi instalam si configuram programul ales si il legam de casa de marcat. Vezi software de gestiune si vanzare. Legatura dintre semnatura ta si programul de facturare, pentru e-Factura, o putem face tot noi, cu 100 lei + TVA.
Vreau sa primesc plata cu cardul. Ce imi trebuie?
Ai doua variante. Prima: un terminal de plata (POS bancar) separat, de la banca ta, langa casa de marcat. A doua: o casa de marcat cu POS integrat, precum Datecs BlueCash 50, unde bonul fiscal si plata cu cardul pornesc din acelasi ecran. Si incasarile cu cardul trec prin casa de marcat: bonul fiscal se emite si cand clientul plateste cu cardul.
Plata cu cardul cere un contract separat, cu banca sau cu procesatorul de plati, pe datele firmei si ale contului bancar. Porneste-l din timp, ca sa nu deschizi fara plata cu cardul.
De ce am nevoie de contract de service?
Normele de aplicare a legii caselor de marcat prevad cel putin o verificare anuala a fiecarei case de marcat, facuta de o unitate de service acreditata; in practica ii spunem revizia anuala. Dupa perioada de garantie, verificarea se face contra cost, pe baza contractului de service. Copia contractului se anexeaza la cartea de interventii a casei de marcat, atat in garantie, cat si dupa. Prin contract, service-ul intervine si cand se defecteaza aparatul.
Ca utilizator, legea te obliga sa tii casa de marcat in parametrii tehnici legali, sa lasi doar tehnicieni autorizati sa lucreze la ea, sa pastrezi la zi cartea de interventii si sa anunti service-ul cand se defecteaza. Nu exista amenda pentru lipsa contractului de service, dar in practica nu te descurci fara el: service-ul acreditat lucreaza la casa ta pe baza de contract.
La noi, contractul de service (abonamentul anual) acopera revizia tehnica anuala, suportul telefonic, interventiile la sediul nostru sau la tine, asistenta cand ANAF cere prezenta service-ului si parametrizarile casei. Pretul depinde de optiunile alese: deplasarile la tine, orarul de suport si datele mobile (cartela SIM, pentru conectarea prin GPRS).
Cine face ce: tu, contabilul tau si noi
Firma noua ajunge usor la primul bon cand fiecare stie ce are de facut. Contabilul tau raspunde de partea fiscala si de declaratii. Noi ne ocupam de semnatura, de inrolarea in SPV, de aparat si de tot ce tine de el. Tu hotarasti si semnezi.
| Pas | Tu | Contabilul tau (K) | Noi |
|---|---|---|---|
| Ai nevoie de casa de marcat? | Ne spui ce vinzi si cum incasezi | Confirma daca activitatea firmei e exceptata (K) | Iti recomandam aparatul potrivit |
| Semnatura electronica | Vii cu buletinul sau o comanzi online | - | O emitem pe loc |
| SPV pentru firma | Semnezi documentul de confirmare cu semnatura ta | Afla de la tine cand firma are acces in SPV (K) | Completam documentul de confirmare si trimitem cererea; inclusa la semnatura pe 3 ani |
| NUI (formularul C801) | O depui tu, din SPV-ul firmei, sau contabilul tau, prin SPV | - | Iti dam actele aparatului pentru cerere |
| Instalarea si fiscalizarea | Pregatesti casa, rolele si lista de produse; semnezi declaratia de instalare | Iti spune cotele de TVA pe produse (K) | Tehnicianul acreditat fiscalizeaza casa si te instruieste |
| Program si e-Factura | Emiti facturile | Stabileste ce date primeste si ce trimite programul (K) | Instalam programul si il legam de casa |
| POS bancar, role, service | Alegi varianta de plata cu cardul, semnezi contractul de service | Primeste rapoartele de vanzari (K) | Aparatul, rolele, service-ul si abonamentul |
Noi nu tinem contabilitatea si nu dam sfaturi fiscale. Tot ce tine de forma de organizare, TVA, inregistrari si declaratii ramane la contabilul tau. Daca el iti trimite linkul acestei pagini, e ca sa ai pasii in ordine; pentru orice intrebare fiscala, tot la el te intorci.
Intrebari frecvente
Am PFA. Imi trebuie casa de marcat?
Depinde de activitate, nu de forma de organizare. Legea se aplica si persoanelor fizice care incaseaza de la populatie, deci si PFA-urilor, cu exceptia activitatilor exceptate. Verifica activitatile exceptate si confirma cu contabilul tau.
Ce este NUI?
Numarul unic de identificare al casei de marcat, format din 10 cifre, atribuit de ANAF. Il ceri cu formularul C801, doar online, prin SPV.
Pot cere NUI fara SPV?
Nu. Formularul C801 se depune doar online, prin SPV: din SPV-ul firmei, cu semnatura ta electronica, sau prin contabilul tau, daca are acces in SPV-ul firmei. Certificatul cu NUI se emite automat si vine tot acolo. De aceea semnatura si inrolarea firmei in SPV sunt primii pasi.
Cine depune cererea C801?
Tu, ca utilizator al casei de marcat: din SPV-ul firmei, cu semnatura ta electronica, sau prin contabilul tau, care are de regula acces in SPV-ul firmei, pe baza imputernicirii din contractul de colaborare.
Cat dureaza pana la primul bon?
Intai ai nevoie de acces in SPV. Semnatura electronica o iei pe loc, de regula in 15-20 de minute, iar aprobarea inrolarii in SPV vine de regula in 1-2 zile lucratoare. Cu SPV-ul activ, de la comanda casei de marcat la primul bon trec de regula 1-2 zile lucratoare. In situatii urgente am facut instalarea si in 1-2 ore de la achizitie, dar numai cand totul era pregatit: actele corecte si accesul in SPV asigurat si la indemana. De aceea, la o firma noua, semnatura si SPV-ul le pornesti primele.
Ce trebuie sa am pregatit cand vine tehnicianul?
Casa de marcat, role potrivite modelului si lista de produse sau servicii, cu preturile si cotele de TVA. Daca ne trimiti lista din timp, o aducem tiparita pe A4, gratuit.
Ca firma noua, am o perioada in care pot vinde fara casa de marcat?
Asta e o intrebare fiscala: intreaba-l pe contabilul tau. Noi te ajutam sa ajungi repede la primul bon: semnatura pe loc, inrolarea in SPV si instalarea casei.
Casa de marcat trimite singura datele la ANAF?
Da. Dupa fiscalizare, casa transmite datele la sistemul informatic al ANAF, prin cartela SIM sau prin internet, cum a fost configurata la instalare. Pe internet, locatia trebuie sa aiba internet; pe cartela SIM, trebuie sa aiba semnal.
Ce fac daca se strica aparatul?
Anunti service-ul, notezi in cartea de interventii data si ora anuntului si treci vanzarile in registrul special pana la reparatie. Daca ai o casa Datecs si pe ecran apare un cod, vezi intai erorile la casele de marcat Datecs.
Imi tineti si contabilitatea?
Nu. Noi ne ocupam de semnatura, de aparat, de program si de service. Contabilitatea si sfatul fiscal raman la contabilul tau, alaturi de care lucram.
Vrei tot traseul dintr-un singur loc?
Semnatura electronica, inrolarea in SPV, casa de marcat, fiscalizarea, programul, rolele si service-ul. Te asteptam in Arad, pe Str. Eftimie Murgu nr. 57, sau la Sebis, pe Str. Crisului nr. 2, cu programare recomandata, de luni pana vineri, intre 08:00 si 16:30. Casa de marcat si service-ul le facem pentru firmele din Arad si judetul Arad, din Timisoara si judetul Timis; semnatura electronica o poti lua si online.
Mai citeste: casa de marcat noua: pasii pana la primul bon fiscal, raportul Z: cum il scoti si ce faci cand ai emis un bon gresit.
- OUG nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, forma consolidata din 2 februarie 2026: art. 1 (cine foloseste casa de marcat), art. 2 (activitati exceptate), art. 4 alin. (12) lit. e) si f) si art. 5 alin. (3) (obligatiile utilizatorului), art. 10 lit. e) si art. 11 alin. (1) lit. d) (lipsa casei de marcat)
- HG nr. 804/2017, care modifica normele metodologice aprobate prin HG nr. 479/2003: operatorii economici (art. 1), registrul special (art. 6), contractul de service (art. 102), instalarea (art. 103), declaratia de instalare (art. 104), vizarea registrului (art. 105)
- Normele metodologice de aplicare a OUG nr. 28/1999, aprobate prin HG nr. 479/2003, forma consolidata din 24 aprilie 2023: copia contractului de service la cartea de interventii (art. 102 alin. (8)), cel putin o verificare anuala (art. 106 alin. (2) lit. d)), verificarea contra cost dupa garantie, pe baza contractului de service (art. 107 alin. (1))
- Formularul C801 pe site-ul ANAF
- Formularul ANAF de inregistrare a persoanelor juridice in SPV si OPANAF nr. 1090/2022, art. 12-14
- ANAF, precizari privind e-Factura in relatia cu persoanele fizice, 16 decembrie 2024
Verificat la 29 septembrie 2026 de echipa Ready (semnatura electronica, SPV si instalarea caselor de marcat), pe sursele de mai sus si in practica noastra de instalare. Ghidul descrie ordinea pasilor si cine ce face; nu inlocuieste sfatul contabilului tau si nu este consultanta fiscala.
