Casa de marcat noua: pasii pana la primul bon fiscal

Intre momentul in care cumperi o casa de marcat si primul bon fiscal sunt cativa pasi obligatorii: numarul unic de identificare de la ANAF, fiscalizarea facuta de un tehnician de service acreditat si declararea instalarii. Mai jos ii ai pe rand, cu actele de la fiecare pas si cu ce facem noi pentru tine.

1. Alegi casa de marcat potrivita

Prima intrebare nu e marca, ci felul in care vinzi. O casa de marcat portabila merge pe baterie si e buna la piata, la livrari sau pe teren; una fixa sta la punctul de vanzare si duce usor un volum mare de bonuri. Daca vinzi la kilogram, conteaza legatura cu cantarul, iar daca ai multe produse cu cod de bare sau vrei evidenta stocurilor, poate ai nevoie de un sistem POS cu program de gestiune.

Iti recomandam aparatul dupa ce ne spui ce vinzi si cum incasezi. Vezi casele de marcat portabile, casele de marcat fixe si sistemele POS.

Nu stii daca iti trebuie casa de marcat, imprimanta fiscala sau sistem POS? Vezi care dintre ele ti se potriveste. Daca esti sofer Bolt sau Uber, ai un ghid separat: casa de marcat pentru Bolt si Uber.

2. Actele pe care le primesti la cumparare

Casa de marcat se cumpara de la un distribuitor autorizat sau de la o unitate acreditata din reteaua lui. Odata cu aparatul primesti, printre altele:

• factura si documentul de plata;
• certificatul de garantie si manualul de utilizare in limba romana;
• cartea de interventii a aparatului, la care se anexeaza copia contractului de service;
• procesul-verbal de sigilare a memoriei fiscale si a aparatului.

Pastreaza-le impreuna: iti trebuie la pasul urmator si la orice control.

3. Numarul unic de identificare (NUI), cu formularul C801

Fiecare casa de marcat primeste de la ANAF un numar unic de identificare, format din 10 cifre, care ramane legat de aparat si de istoricul lui. Il ceri tu, ca firma care foloseste casa, cu formularul C801, "Cerere de atribuire a numarului de ordine din Registrul de evidenta a aparatelor de marcat electronice fiscale".

Cererea se depune prin SPV: completezi formularul, atasezi documentele cerute, il semnezi cu semnatura electronica calificata si il transmiti. Potrivit ANAF, certificatul cu numarul unic de identificare se emite automat si ti se comunica tot prin SPV. Daca firma nu e inca inrolata in SPV, vezi cum inrolezi firma in SPV; pentru o firma noua, toti pasii in ordine sunt in ghidul pentru firma noua.

4. Fiscalizarea si instalarea

Fiscalizarea o face un tehnician de service acreditat, la locul unde va functiona casa; pentru activitatile ambulante, la sediul firmei. Tehnicianul verifica integritatea sigiliului fiscal si datele de pe bon, programeaza aparatul si noteaza in cartea de interventii datele lui de identificare si numarul ultimului raport de inchidere zilnica din operatiunile de proba. Bonurile si rapoartele din aceasta etapa poarta mentiunea "proba" si le pastrezi.

Pregateste pentru ziua instalarii lista produselor sau serviciilor pe care le vinzi, cu preturile si cotele de TVA, ca sa le incarcam din prima.

5. Declaratia de instalare si registrul special

Dupa instalare se completeaza "Declaratia de instalare a aparatelor de marcat electronice fiscale", in patru exemplare, semnate de tine si de tehnician. Un exemplar il transmiti organului fiscal competent a doua zi dupa instalare, unul ramane la tine, iar doua la unitatea de service.

Ai nevoie si de registrul special: un registru cu pagini numerotate, sigilat si stampilat de organul fiscal, in care treci vanzarile daca aparatul se defecteaza, pana la repararea lui. Registrul se prezinta pentru vizare inainte de inceperea activitatii.

Dupa pornire: ce ramane de facut

• Transmiterea datelor la ANAF. Casa de marcat transmite operatiunile catre sistemul informatic al ANAF, de regula printr-o cartela SIM sau prin internet.
• Contractul de service. Copia lui sta anexata la cartea de interventii, atat in garantie, cat si dupa. Prin el, tehnicianul intervine la defecte si face verificarile periodice.
• Daca se defecteaza casa, anunti service-ul, notezi in cartea de interventii data si ora anuntului si treci vanzarile in registrul special pana la reparatie.

La noi, abonamentul anual pentru casa de marcat include revizia anuala si interventiile, la sediul nostru; deplasarile, orarul extins de suport si datele mobile (cartela SIM, pentru conectarea prin GPRS) se adauga la cerere.

Intrebari frecvente