Cum inrolezi firma in SPV cu semnatura electronica, pas cu pas

Ca sa inrolezi firma in SPV iti trebuie trei lucruri: o semnatura electronica calificata pe numele administratorului (sau al unui angajat desemnat de el), documentul de confirmare ANAF semnat cu ea si contrasemnat de furnizorul semnaturii si o arhiva zip cu actele firmei. Cererea o trimiti din formularul ANAF pentru persoane juridice. Totul se face online, iar aprobarea vine de regula in 1-2 zile lucratoare. La Ready, inrolarea in SPV e inclusa la semnatura electronica pe 3 ani.

Ce iti trebuie inainte sa incepi?

• Semnatura electronica calificata pe numele persoanei care va folosi SPV, instalata pe calculator, si PIN-ul ei. Daca nu o ai inca, vezi ce acte iti trebuie pentru semnatura electronica; la noi o emitem pe loc, de regula in 15-20 de minute.
• Adobe Reader instalat. Documentul de confirmare ANAF nu se deschide in browser si nici in alte programe de PDF.
• Actul de identitate al persoanei care se inroleaza.
• Actul din care reiese dreptul de a reprezenta firma: la SRL, actul constitutiv (statutul) sau un certificat constatator extins, in care se vede clar ca persoana care se inroleaza reprezinta firma; la PFA si intreprindere individuala, certificatul de inregistrare. Daca se inroleaza un angajat, si actul prin care administratorul l-a desemnat.
• Un numar de telefon mobil valid si o adresa de email pe care le folosesti zilnic. Pe email primesti codul de validare si raspunsul ANAF.

Cine poate fi inrolat pentru firma?

Semnatura electronica e mereu pe o persoana fizica. Pentru firma se inroleaza de regula administratorul, cu semnatura lui. Poate fi si un angajat, daca administratorul il desemneaza pentru SPV:

Daca se schimba administratorul, noul administrator trebuie sa inroleze de indata o alta persoana si sa ceara revocarea celei vechi.

Cum inrolezi firma in SPV, pas cu pas

1. Iei documentul de confirmare. E un PDF ANAF: il gasesti cu link direct pe pagina formularului pentru persoane juridice, iar unii furnizori de semnatura il dau precompletat, de pe site-ul lor. Il salvezi pe calculator si il deschizi cu Adobe Reader.
2. Il completezi si il semnezi cu semnatura ta calificata. Ai nevoie de token in calculator si de PIN.
3. Obtii contrasemnatura furnizorului semnaturii. Documentul de confirmare e valabil cand poarta doua semnaturi: a ta si a furnizorului certificatului. Contrasemnatura se obtine pe loc, pe site-ul furnizorului, si dureaza 1-2 minute; daca ai semnatura de la noi, o obtinem noi. Dupa contrasemnare nu il mai modifici si nu il salvezi din nou: ANAF accepta doar documentul nemodificat.
4. Pregatesti arhiva zip cu actul de identitate si actul din care reiese dreptul de reprezentare (detaliile mai jos).
5. Completezi formularul ANAF pentru persoane juridice: codul fiscal al firmei (doar cifre), datele persoanei (CNP, nume, actul de identitate, data nasterii), calitatea, telefonul mobil si emailul. Bifezi acordul pentru termeni si conditii si, daca vrei, alertele pe email.
6. Incarci cele doua fisiere, in campurile separate: documentul de confirmare si arhiva zip. Scrii codul de validare din imagine si apesi "Continua".
7. Confirmi codul primit pe email. La final primesti un numar de inregistrare. Noteaza-l: il folosesti daca ANAF iti cere acte suplimentare.
8. Astepti raspunsul ANAF pe email, de regula 1-2 zile lucratoare. Dupa aprobare intri pe anaf.ro cu "Autentificare cu certificat", cu tokenul in calculator.

Ce pui in arhiva zip?

Formularul are doua campuri de incarcare. Documentul de confirmare merge separat, in campul lui. In arhiva zip pui actele justificative:

• actul de identitate al persoanei care se inroleaza;
• actul din care reiese dreptul de a reprezenta firma: actul constitutiv sau certificatul constatator extins la SRL, certificatul de inregistrare la PFA sau intreprindere individuala;
• actul de desemnare, daca se inroleaza un angajat in locul administratorului.

Arhiva poate avea cel mult 5 MB. Daca scanezi, alege o rezolutie la care textul se citeste clar, dar fisierele raman mici.

Se face totul online?

Da. Cererea, actele si raspunsul ANAF circula online, iar cererea validata se aproba fara deplasare. Pe internet mai circula instructiuni ANAF vechi, dupa care actele se prezentau personal. Ele se bazau pe OMFP nr. 660/2017, abrogat in 2022. Azi se aplica OPANAF nr. 1090/2022.

ANAF iti poate cere totusi acte suplimentare, cu anunt pe email in 5 zile de la inregistrarea cererii, in doua situatii:

• actul de desemnare a fost incarcat doar ca scan, nu semnat electronic;
• dreptul de reprezentare nu se poate verifica din acte, ori un act e incomplet sau are date gresite.

Ai 10 zile de la trimiterea cererii ca sa prezinti actele cerute, cu numarul de inregistrare. Altfel, cererea se considera respinsa. Termenul curge de la trimitere, nu de la emailul ANAF, asa ca raspunde repede. Ca sa nu ajungi aici, pune in arhiva de la inceput actul din care reiese dreptul de reprezentare si, la angajat, actul de desemnare semnat electronic.

Notarul nu face parte din procedura obisnuita. O imputernicire notariala apare foarte rar, doar cand dreptul de a reprezenta firma reiese numai din ea.

De ce se respinge cererea si cum eviti asta

La cererile trimise de noi, respingerile au de regula doua cauze: un document lipsa, cel mai des cel din care reiese dreptul de reprezentare, si formularul completat gresit. Celelalte greseli din tabel blocheaza sau intarzie cererea.

Ce urmeaza dupa inrolare?

• Mesajele din SPV. ANAF iti comunica documente prin SPV, iar alertele pe email te anunta cand apare ceva nou, daca ai bifat acordul in cerere. Intri cu tokenul in calculator, din "Autentificare cu certificat", si le gasesti la Mesaje.
• e-Factura. Nu te baza pe e-Factura chiar in ziua aprobarii: potrivit SmartBill, in ziua in care primesti accesul nu poti trimite inca facturi. Legatura dintre programul de facturare si SPV o faci tu, contabilul tau sau furnizorul programului; o putem face si noi, cand instalam semnatura pe calculatorul tau.
• Alte cereri catre ANAF. Tot din SPV se depun si unele formulare legate de casa de marcat, de exemplu cererea C801 pentru numarul unic de identificare. Vezi pasii pana la primul bon fiscal.
• Schimbarea administratorului. Noul administrator inroleaza de indata o persoana cu certificatul ei si cere revocarea celei vechi.

Ce faci cu SPV cand iti reinnoiesti semnatura?

Certificatul expira dupa perioada aleasa, de 1, 2 sau 3 ani. Cand iti faci unul nou, ANAF trebuie sa afle de el: se emite un document de confirmare nou, pentru certificatul nou, si se incarca la ANAF. Fara pasul acesta nu intri in SPV cu semnatura noua.

Vrei sa o facem noi?

Inrolarea firmei in SPV e inclusa la semnatura electronica pe 3 ani, valoare 100 lei + TVA. Singura conditie e un token valabil: unul nou, de la noi, sau tokenul tau. Oferta e valabila si cand iei semnatura online, cu tokenul trimis prin curier. Concret:

1. Emitem semnatura pe loc, de regula in 15-20 de minute: vii cu buletinul la Arad sau la Sebis. Daca o iei online, tokenul vine prin curier.
2. Completam noi documentul de confirmare, cu datele tale, si il semnezi cu semnatura ta. Contrasemnatura furnizorului o obtinem pe loc, in 1-2 minute.
3. Trimitem cererea prin formularul ANAF pentru persoane juridice, cu actele firmei.
4. Primesti raspunsul ANAF pe emailul tau, de regula in 1-2 zile lucratoare, si intri in SPV cu tokenul.

Semnatura pe 3 ani costa 89 EUR + TVA cu token nou sau 71 EUR + TVA pe tokenul tau. Factura se face in lei, la cursul BNR din ziua achizitiei. Toate variantele de pret sunt in ghidul cat costa semnatura electronica.

Instalare pe calculatorul tau. Daca vrei semnatura instalata si pregatita pe calculatorul tau, instalarea costa 100 lei + TVA si include documentul de confirmare si inrolarea firmei in SPV, indiferent de unde ai semnatura. Legatura cu programul tau de facturare costa inca 100 lei + TVA.

Daca lucrezi cu un contabil, spune-i cand ai primit accesul in SPV. Noi ne ocupam de semnatura si de pasii tehnici; ce declari si ce inregistrezi ramane intre tine si contabilul tau.

Intrebari frecvente