Casa de marcat, imprimanta fiscala sau sistem POS: care iti trebuie

Daca vinzi simplu, fara program de gestiune, iti ajunge o casa de marcat: portabila pentru teren si livrari, fixa pentru punctul de vanzare. Daca vinzi dintr-un program, cu stocuri, cod de bare sau mese de restaurant, iti trebuie un sistem POS, legat de o casa de marcat sau, mai rar, de o imprimanta fiscala. Pentru lege, casa de marcat si imprimanta fiscala sunt acelasi lucru: aparate de marcat electronice fiscale, care emit bonul. Terminalul de card de la banca, numit si el "POS", nu emite bon fiscal si nu inlocuieste niciunul dintre ele.

Care e diferenta dintre o casa de marcat si o imprimanta fiscala?

In lege, nicio diferenta de obligatie. OUG 28/1999 cere un "aparat de marcat electronic fiscal" oricui vinde cu amanuntul sau presteaza servicii direct catre populatie. Normele de aplicare (HG 479/2003, art. 17, in forma modificata prin HG 804/2017 si HG 355/2023) pun sub acest nume si casele de marcat, si imprimantele fiscale. Amandoua au memorie fiscala, emit bonul fiscal, se cumpara de la un distribuitor autorizat si se fiscalizeaza la fel.

Diferenta e cine tine programul de vanzare:

• Casa de marcat are tastatura, afisaj si programul ei, cu lista de produse si preturi. Poate lucra izolat, fara nimic altceva. Unele modele au si o legatura prin care primesc bonul de la un program de pe calculator.
• Imprimanta fiscala nu are program de vanzare propriu. Normele spun ca "nu au program de aplicatie propriu" si se leaga de un calculator, de un terminal POS, de un telefon inteligent sau de o tableta care au "un program de aplicatie dedicat si identificabil". Legatura se face prin cablu, USB, retea, WiFi sau bluetooth.

Pe scurt: casa de marcat merge si singura, imprimanta fiscala nu merge fara un program care sa-i trimita bonul.

Ce inseamna "POS": terminalul de card sau sistemul de vanzare?

Aici se incurca cei mai multi, pentru ca acelasi cuvant numeste trei aparate diferite. Doar unul dintre ele are legatura cu bonul fiscal, si nici acela nu il emite singur.

Si normele folosesc cuvantul in primul sens: "terminal pentru transferul electronic de fonduri la punctul de vanzare-POS". Cand o firma iti spune "iti trebuie POS", intreab-o la care dintre cele trei se refera.

Am POS de la banca. Mai am nevoie de casa de marcat?

Da. OUG 28/1999 spune ca obligatia de a folosi aparat fiscal se aplica atunci cand incasezi "cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit". Terminalul de card incaseaza banii, dar nu e aparat fiscal.

Ce s-a schimbat din 26 decembrie 2024, prin Legea 317/2024, este bonul tiparit: la plata cu cardul nu mai esti obligat sa tiparesti si sa inmanezi bonul fiscal; daca clientul il cere, il tiparesti si i-l dai. Pentru client, extrasul de cont tine locul bonului ca dovada a cumparaturii. Obligatia de a folosi aparatul fiscal nu s-a schimbat. Singura exceptie noua sunt automatele comerciale care functioneaza exclusiv cu plata prin card: pentru ele, aparatul fiscal nu mai este obligatoriu.

Cum se aplica asta la firma ta, de exemplu daca ai si incasari cash, si cum se inregistreaza vanzarile cu cardul, stabilesti cu contabilul tau. Daca nu stii inca daca activitatea ta cere casa de marcat, citeste mai intai ghidul despre activitatile exceptate.

Terminalul de card si aparatul fiscal pot lucra separat, unul langa altul. Unele terminale se pot lega de casa de marcat sau de program, ca suma sa treaca automat, fara s-o tastezi de doua ori; daca vrei asta, spune-ne de la inceput ce terminal ai, pentru ca depinde de casa si de terminal. Exista si case de marcat cu terminal de card inclus, de exemplu Datecs BlueCash 50.

Ce aparat iti trebuie pentru activitatea ta?

Pleaca de la felul in care vinzi, nu de la marca. Tabelul de mai jos arata ce alegem de obicei impreuna cu clientii nostri, pe situatii.

Legatura cu ANAF o alegi dupa locul in care lucrezi, nu dupa preferinta. Pe cablu de retea (LAN) sau pe WiFi merge doar daca ai internet in magazin; fara internet, rapoartele Z nu ajung la ANAF. Pe cartela SIM merge doar unde e semnal; in zonele fara semnal, trecem casa pe internetul din magazin. Verificam asta impreuna inainte de instalare.

Pentru soferi, detaliile sunt in ghidul despre casa de marcat pentru Bolt si Uber. Pentru automate, regulile sunt in ghidul despre activitatile exceptate.

Cand iti ajunge o casa de marcat?

In cele mai multe cazuri. Casa de marcat apare in majoritatea ofertelor pe care le facem. Iti ajunge daca:

• vinzi produse sau servicii pe care le poti tine in lista casei, cu pret si cota de TVA;
• nu ai nevoie de stocuri tinute automat intr-un program;
• vrei un aparat care merge din prima zi, fara calculator.

Alegerea mai departe e intre portabila si fixa. Casa portabila merge pe baterie si e buna la piata, la livrari sau pe teren. Casa fixa sta la punctul de vanzare si duce usor un volum mare de bonuri. Daca vinzi la kilogram sau cu cod de bare, intreaba de la inceput de legatura cu cantarul si cu cititorul. Pasii de dupa cumparare sunt aceiasi pentru amandoua: ii gasesti in ghidul despre pasii pana la primul bon fiscal.

Vezi casele de marcat portabile si casele de marcat fixe.

Cand are sens o imprimanta fiscala?

Cand vinzi deja dintr-un program si vrei ca bonul sa iasa direct din el, fara sa tastezi nimic pe un alt aparat. Imprimanta fiscala nu are tastatura: tipareste exact bonul pe care i-l trimite programul. Datecs FP-700, de exemplu, tipareste pe rola de 79 mm si are cutit automat pentru hartie.

Ce trebuie sa stii inainte:

• Nu merge fara program. Iti trebuie un calculator, un sistem POS, o tableta sau un telefon, cu o aplicatie care comunica cu imprimanta. Normele cer ca aplicatia sa fie "dedicata si identificabila".
• Vine cu aplicatia producatorului. Datecs, de exemplu, scrie ca imprimantele fiscale "se comercializeaza doar impreuna cu aplicatia dedicata", iar la FP-700 cere si un afisaj pentru client, vandut separat.
• Nu e "mai buna" decat o casa. E alta arhitectura. La noi e o alegere rara, fata de casa de marcat. Cea mai raspandita imprimanta fiscala din parcul pe care il intretinem este Datecs FP-700.

Pe internet vei citi ca imprimanta fiscala merge "doar cu programul cu care ai cumparat-o". Normele spun asa: imprimanta fiscala se autorizeaza impreuna cu un program de aplicatie identificabil, distribuitorul o vinde doar cu acel program si nu are voie s-o instaleze cu altul decat cel avizat. Programele externe legate de imprimanta, cum e un program de gestiune, trebuie sa fie inregistrate in Biblioteca nationala de programe. Ce program anume se poate lega de o anumita imprimanta iti spunem cand facem oferta.

Vezi imprimantele fiscale. Pentru rola potrivita, citeste ce rola se potriveste la casa de marcat.

Cand iti trebuie un sistem POS?

Cand vrei ca un program sa tina evidenta pentru tine: stocuri, retete, mese si comenzi, mai multe case in acelasi magazin, rapoarte de vanzari pe produs sau pe vanzator. Sistemul POS inseamna echipamentul, de regula un calculator all-in-one cu ecran tactil, si programul de vanzare. Partea fiscala o face un aparat legat de el.

In ofertele noastre pentru sisteme POS, in mai mult de jumatate din cazuri aparatul fiscal este o casa de marcat legata de program. Daca ai deja o casa de marcat, o verificam si iti spunem daca se poate lega de programul ales. La restaurant se adauga imprimantele de sectie, care tiparesc comenzile in bucatarie sau la bar. Toate componentele sunt explicate in ghidul despre sistemul POS pentru restaurant.

Programul il alegi cu doua intrebari in minte: ce iti trebuie tie in fiecare zi si ce rapoarte ii trebuie contabilului tau. Merita sa-l intrebi inainte de oferta daca programul pe care il iei se potriveste cu felul in care iti tine el evidenta. Vezi echipamentele POS si programele de gestiune si vanzare cu care lucram.

Ce platesti in afara de aparat?

Pretul aparatului e doar o parte. Oricare varianta alegi, bonul fiscal iese abia dupa ce trec toate piesele de mai jos. Cere oferta pe tot pachetul, nu doar pe aparat.

Cererea C801 se depune doar online, prin SPV, deci ai nevoie de semnatura electronica si de firma inrolata in SPV. Daca de SPV se ocupa contabilul tau, lucrati impreuna; daca nu, vezi cum inrolezi firma in SPV si cat costa semnatura electronica. La Ready, daca iti iei semnatura electronica pe 3 ani, inrolarea firmei in SPV e inclusa (valoare 100 lei + TVA); iti trebuie doar un token valabil, nou sau al tau. Cu SPV-ul activ, de la comanda la primul bon trec de regula 1-2 zile lucratoare; in situatii urgente am facut instalarea si in 1-2 ore de la achizitie, dar numai cand totul era pregatit: actele corecte si accesul in SPV asigurat si la indemana.

De ce contract de service: normele de aplicare a legii caselor de marcat prevad cel putin o verificare anuala a fiecarui aparat fiscal, casa de marcat sau imprimanta fiscala, facuta de o unitate de service acreditata. Dupa perioada de garantie, verificarea se face contra cost, pe baza contractului de service. In practica ii spunem revizia anuala.

Nu exista amenda pentru lipsa contractului de service, dar in practica nu te descurci fara el: service-ul acreditat lucreaza la casa ta pe baza de contract, iar copia lui se anexeaza la cartea de interventii. La Ready, contractul de service (abonamentul anual) acopera revizia tehnica anuala, suportul telefonic, interventiile la sediul nostru sau la tine, asistenta cand ANAF cere prezenta service-ului si parametrizarile aparatului. Pretul depinde de optiunile alese: deplasarile la tine, orarul de suport si datele mobile (cartela SIM), daca aparatul transmite prin GPRS. Iti spunem in oferta ce varianta ti se potriveste.

Intrebari frecvente

Mai citeste: firma noua: tot ce iti trebuie ca sa incasezi legal, casa de marcat noua: pasii pana la primul bon fiscal si sistem POS pentru restaurant: ce contine. Toate aparatele le gasesti la case de marcat, imprimante fiscale si echipamente POS.